Chaque producteur de courrier souhaite améliorer quelque chose dans son opération : la programmation d'une nouvelle tâche prend trop longtemps, le taux de fonctionnement est trop lent, la productivité est inférieure aux autres opérateurs de l'industrie, il y a de nouvelles réglementations qui doivent être respectées, les coûts de production pourraient ou devraient être inférieurs, la capacité a besoin d'augmenter, il y a une nouvelle technologie qui est sortie. Tous veulent faire plus avec moins. 

Il est facile de pointer du doigt l'équipement car s'il ne fonctionne pas aussi rapidement ou efficacement que vous le souhaitez, vous pensez naturellement que la machine est la cause du problème. Or ce n'est jamais la seule faute de la machine. Bien que les producteurs de courrier voient leur équipement comme un moyen de production, en réalité l'équipement n'est qu'une partie d'un écosystème au sein du flux de travail. 

Si les producteurs de courrier veulent améliorer leurs flux de travail, ils ont besoin de changer leur manière dont ils perçoivent la valeur de leurs opérations. Ils ont besoin de prendre du recul pour avoir une vue d'ensemble : non seulement de la technologie mais des personnes et des processus également, et de la manière dont ces éléments fonctionnent ensemble – ou pas. 

La plupart du temps, le problème n'est pas la machine en elle-même mais la manière dont les machines sont utilisées par les opérateurs. Si quelque chose ne fonctionne pas assez vite ou n'atteint pas les vitesses de fonctionnement attendues, il y a des chances pour que le problème se trouve à l'extérieur de la machine. 

Le vrai problème est très certainement au niveau de votre flux de travail

Si ce n'est pas simplement la faute de l'équipement, alors où sont les vrais problèmes ? On peut généralement les attribuer à trois facteurs sous-jacents :

  • La gestion des postes de travail. Tirez-vous le meilleur parti de votre environnement de travail ? Les opérateurs doivent être responsables de certains objectifs. L'attitude d'un opérateur en général consiste à exécuter une tâche, puis à passer à la suivante plutôt que d'essayer d'obtenir des buts ou des résultats concrets.

  • L'absence d'un système de retours. Si quelque chose ne marche pas dans l'atelier de production, les opérateurs en connaissent normalement la raison. Mais les managers et les superviseurs – soit parce qu'ils sont trop éloignés ou parce qu'ils ne sont pas à l'écoute – ne reçoivent pas ces retours et par conséquent ne peuvent pas agir.

  • Le manque d'une vue d'ensemble ou le manque de visibilité de la part de la direction. Lorsque les managers ou les superviseurs ne reçoivent pas de retours ou d'informations à partir de données réelles, ils prennent des décisions basées sur leur intuition.

Transformer des gains modestes en un succès à long terme
Si le problème se trouve au niveau du flux de travail, comment les producteurs de courrier peuvent-ils améliorer leurs flux de travail pour atteindre leurs objectifs ? 

Certains petits changements peuvent finir par avoir de grands impacts. Par exemple le fait de s'assurer que tous les opérateurs soient certifiés et formés, ou de mettre en place des plans de maintenance élémentaire pour que toutes les machines fonctionnent efficacement et s'alignent sur les objectifs internes. Ce sont là des mesures simples qui peuvent conduire à des améliorations majeures. Des progrès graduels créent des opportunités de retours, améliorent le moral et changent l'approche vis-à-vis du travail en général. La direction se sent plus engagée et proche des opérateurs. Le simple fait que les managers visitent l'atelier de production plus souvent contribue à créer de meilleures communications avec les opérateurs, à mettre en place des cycles de retour et à détecter plus facilement des lacunes dans les flux de travail.  

Pour n'importe quel dirigeant d'entreprise, le principal obstacle est souvent d'avoir à justifier une dépense dans un nouvel équipement, des services et des mises à niveau. En adoptant une vue d'ensemble des flux de travail – sur la manière dont les personnes, les technologies et les processus s'influencent mutuellement – afin de déterminer pourquoi les équipements ne fonctionnent pas à leur plein potentiel ou ne sont pas adaptés à un flux de travail particulier et ce que l'on peut faire pour y remédier, on obtient le retour sur investissement qui justifie la nécessité d'acquérir un nouvel équipement, de nouveaux logiciels et de nouvelles mises à niveau des services.

Il est important de mener cette analyse des flux de travail même lorsque les systèmes fonctionnent de manière satisfaisante ou sont récents. Souvent, les grandes entreprises ont déjà équipé leurs opérations de courrier d'équipements de pointe et le problème n'est pas dû à des machines qui ne fonctionnent pas correctement. Souvent, le problème est que les producteurs de courrier ont simplement besoin d'aide pour utiliser leurs machines les unes avec les autres, et aussi efficacement que possible. Il se peut qu'ils exécutent-ils de petites opérations sur des systèmes conçus pour de grandes opérations. Dans ce cas, ils perdent l'efficacité que l'on obtient normalement avec des équipements à hauts volumes parce qu'ils utilisent leur l'équipement pour de petites tâches multiples qui demandent chacune un temps de programmation. Dans ce cas de figure, il est possible que l'équipement fonctionne parfaitement mais la manière dont il est utilisé est contre-productif à la fois en termes de fonctionnement et d'objectifs ultimes – et une analyse du flux de travail identifierait ces deux problèmes. 

En fin de compte, le problème n'est jamais la faute d'une seule machine ni d'un seul opérateur qui ne l'utiliserait pas correctement, ni d'un seul grand système qui aurait besoin d'être complété par un système plus petit. Il n'est jamais dû à un seul de ces facteurs mais plutôt à l'écosystème tout entier dans lequel ils se trouvent. Une fois que les producteurs de courrier en auront conscience et commenceront à introduire les améliorations nécessaires, ils commenceront enfin à voir leur production s'aligner davantage sur leurs buts et leurs besoins.

C'est ce que BlueCrest offre. Certains vendeurs recommandent de nouveaux équipements comme solution à tous les problèmes mais nous examinons vos flux de travail de manière globale et utilisons des données et des analyses pour vous aider à maximiser la productivité de vos collaborateurs, de vos processus et de votre technologie. Notre approche est dictée par des années d'expérience et une expertise développée dans les services apportés à d'autres entreprises qui ont permis avec succès de réduire les coûts de main-d'œuvre, d'améliorer les temps de fonctionnement et de créer des opérations de courrier plus efficaces et productives. Nous sommes un véritable partenaire technologique et nous vous traiterons en vrai partenaire et prendrons le temps d'examiner attentivement vos flux de travail pour déterminer la meilleure marche à suivre.