OfficeMail

Présentation

Les avantages du courrier industriel appliqués au courrier bureautique

Quelles solutions apporte OfficeMail™ ?

Quand l’impression et l’expédition du courrier se font dans un environnement de bureau le personnel typiquement imprime le document, regroupe les différentes feuilles, les plie et les met dans une enveloppe sur laquelle il colle un timbre. Cette façon de procéder présente plusieurs inconvénients auxquels OfficeMail™ apporte les solutions suivantes :

• Optimisation du temps de travail.
• Réduction du coût d’impression.
• Réduction des coûts d’affranchissement.
• Suivi et contrôle qualité.
• Meilleur niveau d’intégrité des documents.
• Réduction de l’impact environnemental.

La solution  OfficeMail™

La solution intégrée OfficeMail™ est constituée d’un pilote d’impression semblable à un pilote d’imprimante de bureau et d’une interface utilisateur de type web permettant de suivre les courriers. Les documents sont ensuite imprimés et expédiés depuis le site de production in situ ou externalisé.

Avantages

OfficeMail™ combiné à un site centralisé de production offre les avantages suivants :

• Optimisation des investissements existants : pour les entreprises qui ont investi largement dans des sites de production ou ont choisi de sous-traiter leur courrier de masse chez des prestataires, OfficeMail™ permet aux producteurs de courrier égrené de rentabiliser davantage leurs investissements.
• Augmentation des volumes sur les sites de production internes ou externalisés : les sites de production, qu’ils soient internes ou externalisés, cherchent à augmenter leur volume de production pour tirer parti des disponibilités machines existantes et créer une source de revenus et de profits supplémentaire.
• Solution entièrement automatisée : le procédé permettant de soumettre, à partir d’un poste de travail, l’ensemble du processus depuis l’impression jusqu’à l’enveloppe terminée pour être entièrement automatisé. Il réduit ainsi le coût global du courrier égrené, le temps de manipulation et les erreurs.
• Réduction du coût de possession des imprimantes : les imprimantes de production ont un coût de possession très inférieur aux imprimantes de bureau.
• Réduction des coûts d’affranchissement : la massification et/ou le regroupement des courriers égrenés avec les courriers de masse permet de bénéficier de tarifs postaux plus attractifs entrainant une forte baisse des dépenses d’affranchissement de l’entreprise.
• Intégrité des plis : le suivi complet de bout en bout des documents associé à leur contrôle d’intégrité peut être employé dans un environnement de production pour s’assurer que chaque pli est correctement suivi inséré et adressé avec une précision de 100%.
• Image de marque : les systèmes de production sont souvent entretenus sous contrat de maintenance. ce qui assure une qualité optimale des documents. Ceci préserve et améliore l’image de marque de la société.
• Réduction de l’impact sur l’environnement : l’impression et la mise sous pli de production sont optimisées pour minimiser la gaspillage de papier et de consommables, la consommation d’énergie et rendre ce procédé plus écologique que le traitement des plis en local au niveau des postes de travail.